Pour faciliter la communication interne, l’entreprise peut avoir recours à une plateforme collaborative. Elle sert à regrouper et organiser des conversations, mais aussi à collaborer, gérer et suivre des projets commun, ou bien encore à partager des fichiers et des informations internes. Ces outils de communication collaboratifs et de gestion de projet permettent d’échanger facilement et rapidement, à tout moment, en tout lieu et sur n’importe quel support (pour plus d’informations). De quoi se demander si l’essor croissant de ces outils ne signe pas l’arrêt de mort de l’e-mail.
Selon une étude d’Adobe, les cadres français consacrent en moyenne 5,6 heures par jour à consulter et répondre à des e-mails. En apportant des solutions de gestion de projet et des messageries instantanées, les plateformes collaboratives, en pleine croissance, ne sont-elles pas en passe de se substituer à l’e-mail professionnel, jugé trop formel, intrusif et peu pratique ?
Une étude de Slack, un des outils les plus plébiscités par les entreprises, montrent que son utilisation réduit en moyenne le nombre d’e-mails de 48,6 %. Cet engouement pour ce type de plateformes a ouvert le marché à la concurrence. Ainsi, Facebook a récemment annoncé le lancement officiel de Workplace, sa propre plateforme collaborative.
Workplace by Facebook : un sérieux concurrent de Slack
Après avoir lancé Facebook at Work en version bêta depuis 2015, Facebook a dévoilé le 10 octobre dernier sa plateforme collaborative pour tenter de se faire une place sur ce marché déjà concurrencé par de nombreux acteurs tels que Slack, HipChat, Yammer, Jive ou Asana. Ces acteurs combinent des fonctions de messagerie et de gestion de projet.
Comment ça fonctionne ?
Après les trois premiers mois d’essai gratuit, Workplace devient un outil payant, à raison de 3 dollars par mois et par utilisateur, les tarifs étant dégressifs en fonction du nombre d’utilisateurs. Il est à noter que Workplace est entièrement gratuit pour les associations et les établissements scolaires.
En se positionnant d’entrée avec des tarifs bas, Workplace se distingue de ses concurrents et se lance offensivement à la conquête de ce marché.
Pour utiliser Workplace, il n’est pas nécessaire de posséder un compte Facebook. Même s’il est possible d’établir un lien entre son compte personnel et son compte professionnel, les deux comptes sont distincts, en étant indépendants et hermétiques. Vous ne pouvez pas, par exemple, publier ou partager un contenu de l’un vers l’autre.
Les fonctionnalités de Workplace
- Une interface similaire à Facebook :
Sur le fond et la forme, Workplace by Facebook reprend les mêmes codes qu’un compte personnel Facebook, à la différence de la couleur principale qui passe du bleu au gris. Il se compose d’un fil d’actualité et d’un moteur de recherche amélioré avec des filtres pour retrouver des fichiers, des collègues ou d’anciennes publications.
La messagerie instantanée, disponible aussi en application, est aussi présente, tout comme les principes de groupes, d’événements, de traduction automatique, de commentaires et de réactions.
Pour s’adapter à un environnement business, Workplace garde la fonctionnalité Facebook Live pour diffuser un message à l’ensemble de l’entreprise, ainsi que la fonction d’appel sur Work Chat pour organiser des « conf call » audio et vidéo.
- Un compte administré et sécurisé :
À ces outils déjà plus ou moins présents sur Facebook, s’ajoute un compte administrateur pour gérer les paramètres d’entreprise, les groupes, les contenus, les employés et analyser les statistiques.
- Un outil collaboratif mobile-friendly :
Workplace est aussi Responsive Web Design et disponible en application, il peut être utilisé, partout, à tout moment et depuis n’importe quel support. Depuis un mobile, il suffit juste de télécharger les applications Workplace et Work Chat.
Faut-il adopter Workplace ?
C’est justement parce que l’interface et l’ergonomie de Workplace ressemble beaucoup à celle de Facebook que cette plateforme présente un atout de taille par rapport à ses concurrents. On considère que les fonctionnalités de Facebook sont déjà acquises par les 31 millions d’utilisateurs actifs français. Cela rend la version business de Facebook très familière et facile d’utilisation, en ne nécessitant pas ou peu de formation de la part de ses futurs utilisateurs.
De plus, certaines fonctionnalités de l’interface sont très appréciables, comme l’application Work Chat permettant de passer des appels audio ou vidéos avec une ou plusieurs personnes. Un atout non-négligeable à l’heure où le monde du travail évolue vers le coworking, le homeworking, des déplacements professionnels plus fréquents…
Le stockage illimité et le partage de fichiers est aussi un vrai plus, tout comme la création de groupes inter-entreprises afin de faciliter les collaborations et partenariats.
Enfin, cette version pour les professionnels pourrait bien aussi contribuer à améliorer la productivité des employés. On sait que Facebook est l’activité chronophage par excellence. On passerait d’ailleurs en moyenne 50 minutes par jour sur Facebook. Être connecté sur Workplace, pourrait éviter d’aller s’égarer sur son compte personnel.
Quelques exemples d’utilisation de Workplace
Échanger plus rapidement et simplement
Partager les projets et objectifs de l’entreprise
Engager le dialogue
Tenir informés ses salariés
Partager des contenus
Solliciter l’avis des salariés
Publier en direct
Workplace se positionne en tant que concurrent direct de Slack
Slack, la plateforme collaborative de référence
Depuis sa création en 2013, Slack est devenu une référence sur le marché de la plateforme collaborative. À mi-chemin entre le réseau social et la messagerie instantanée, Slack facilite la communication en temps réel de nombreuses entreprises. Il vient d’ailleurs de dépasser dans le monde les 4 millions d’utilisateurs actifs quotidiens (5,8 millions d’utilisateurs actifs par semaine).
En plus de proposer une version basique gratuite, l’intérêt de cette plateforme réside dans son outil de messagerie. Elle offre la possibilité de communiquer, partager des informations et des documents via des « chaînes » (conversations thématiques), des groupes privés ou par message direct.
Son succès se doit à sa simplicité d’utilisation et au fait de regrouper les conversations et les fichiers en un seul et unique endroit. Cet outil, qui se veut le plus simple possible, est particulièrement adapté pour les start-up ou les équipes de petite taille.
Des concurrents de plus en plus nombreux
Même si Slack est un acteur majeur dans ce domaine, on assiste de plus en plus à une croissance de la concurrence, et qui plus est à des adversaires de poids. Microsoft, qui possède déjà Yammer et avait envisagé de racheter Slack, vient d’annoncer la sortie imminente de Microsoft Teams (précédemment baptisé Skype Teams). Il s’agit d’une plateforme collaborative qui s’articule autour d’un fil d’actualité. Elle intègre des bots et de nombreuses fonctionnalités et applications tierces, comme Office 365, OneDrive pour le stockage et l’échange de fichiers, Skype pour les conférences vidéo ou Planner pour la gestion des tâches.
De nombreuses autres plateformes vont voir le jour, comme Hive ou Line, pour essayer de concurrencer Slack. Quant au Workplace de Facebook, il pourrait significativement lui faire de l’ombre grâce à sa notoriété et sa facilité d’utilisation.
Slack vient de riposter en annonçant un partenariat technologique avec IBM dans le but d’intégrer l’intelligence artificielle dans ses agents conversationnels (chatbots). La guerre est déclarée !
Workplace est-il un réel concurrent ?
Disons que Workplace ne joue pas dans la même cour que Slack ou Microsoft Teams. La difficulté de ces outils collaboratifs est de réussir à être adoptés et utilisés en entreprise. Cela dépend essentiellement de la culture d’entreprise. Le principal avantage de Workplace est d’être simple d’utilisation et déjà maîtrisé par le plus grand nombre, contrairement à d’autres outils qui nécessitent un temps d’adaptation.
Mais finalement, Workplace ne se positionne pas sur la même offre. Il s’agit plus d’un outil de communication interne qu’un outil de collaboration ou de gestion de projet. De plus, à la différence de Slack ou Microsoft Teams, Workplace n’intègre pas de connecteurs avec des applications tierces, il n’a notamment pas de suite bureautique. Il en va de même avec les bots.
Pour être un concurrent de taille face aux leaders du marché, Workplace devra intégrer de nouvelles fonctionnalités. Il faudra notamment inclure des services supplémentaires et des applications tierces, comme Office 365. Mais en tant qu’outil de communication facile d’utilisation, Workplace est une bonne option.
